会議をしているのに、誰も話さない。
上司だけが話していて、他の人はうなずくだけ。
「何か意見ありますか？」と聞いても、誰も手を挙げない。
そんな会議、ありませんか？
私は、これは必ずしも「参加している人に意見がない」
ではないと思っています。
意見を言っても大丈夫、違うことを言っても大丈夫と思える空気がない。
つまり、会議の中に十分な心理的安全性がないことも、大きな理由の一つです。
では、どうしたら「誰も話さない会議」を防げるのでしょうか。
その一つの方法が、あらかじめ会議のルールをつくっておくことです。
今日は私が経験して良かった、おすすめの会議ルールを３つ
ご紹介しますね
1．できる限り、若い人・経験の浅い人から話す
以前、イギリス系の会社のイタリアオフィスで実践して、
とても良いなと思ったルールがあります。
それは、「時間が許す限り、若い人から話す」
というものです。
年上の人やベテラン、役職の高い人が先に話すと、
その意見が、なんとなく「正解」のように聞こえてしまいます。
すると若い人は、「私も同じです」
と言いやすくなってしまったり、本当は違う意見を持っていても、
言いにくくなってしまいます。
だから、あえて若い人や経験の浅い人から話してもらう。
これは若い人を優遇するということではありません。
立場に関係なく、いろいろな意見が出る場をつくるための工夫です。
若い人でも「あなたどう思う？」と聞かれ、
それを話さなくてはいけないと
「発言する」ことに慣れてきます。
「最近の若いものは意見がなくって」とお困りの方、
意見を引き出すきっかけ次第で、すぐに改善できますよ。
2．人の話を遮らない。まず最後まで聞く
誰かが話し始めた途端に、
「でも、それは難しいよ」
「前にもやったけど、ダメだったよ」
「いや、そうじゃなくて……」
と言われたら、次に発言するのが怖くなりますよね。
もちろん、反対意見を言ってはいけないということではありません。
むしろ、違う意見が出ることは、とても大切です。
ただし、まず最後まで聞く。
相手が何を言おうとしているのかを理解し、
まずは受け止めてから自分の意見を伝える。
例えば、「そこまで考えてくれたとは、ありがとう。
現場の声が反映されていて参考になる」と言った上で、
そうしたいのは私も同意だけれども、
他の色々な点を総合的に判断すると
「〇〇の理由で難しい」とか
「全部は難しいかもしれないけれど、
〇〇の部分は実践できるか、一緒に考えよう」など
この小さなルールがあるだけでも、
「ここでは話しても大丈夫」という感覚が生まれます。
それが心理的安全性につながります。
3．最初の10分で、全員が一度声を出す
会議の冒頭に、短いアイスブレイクを入れるのもおすすめです。
「今日の気分を一言」
「最近あったちょっと嬉しいこと」
「今日この会議で期待していること」
ほんの一言で構いません。
大事なのは、本題に入る前に、全員が一度声を出すこと。
最初の10分間ずっと黙っていた人に、
「では、○○さんはどう思いますか？」と突然聞くのと、
すでに一度声を出している人に意見を聞くのとでは、
心理的なハードルが違います。
一度声を出すことで、会議への「参加スイッチ」が入るのです。
ある会社さんの研修で、私は毎回この「アイスブレーク」をやり、
それをリーダーの方々に「あなたのチームでもやってみて」
と申し上げたところ、多くの方々が実践され
「会議中に活発な意見が出る様になった」
「アイスブレークが我が社のカルチャーになりつつある」
という嬉しい声を頂きました。
心理的安全性というと、
何か大きな組織改革が必要なように聞こえるかもしれません。
でも実際には、
「誰から話すか」
「どう聞くか」
「最初にどう場をつくるか」
そんな小さなルールの積み重ねから
つくられていくものだと思います。
良い会議は、役職や年齢に関係なく、
「自分の意見を言っても大丈夫」
と思える会議です。
そして、その空気を偶然に任せるのではなく、
ルールによって少しだけ後押ししてあげる。
それも、リーダーができる
大切な「場づくり」の一つではないでしょうか。
皆さんの会社には、どんな「会議のルール」がありますか？
今日も最後まで読んでくださり
ありがとうございました。